Sonoma Capital Corp. (« Sonoma ») s’engage à maintenir l’exactitude, le caractère confidentiel et la sécurité de vos informations et de vos informations personnelles (collectivement, les « Informations »). Vos Informations sont traitées conformément à la présente politique et à tous les lois et règlements provinciaux et fédéraux traitant de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels, y compris notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »), tous lois ou règlements relatifs à l’exécution électronique de documents ou de transactions, ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi ») ou toute autre législation fédérale ou provinciale applicable similaire.
Information personnelle
Sonoma limite la quantité et le type d’Informations qu’elle recueille à votre sujet, et ne collectera des Informations que pour les fins vous ayant été divulguées lorsque vous avez transmis votre consentement, ou conformément à la loi. Les Informations que Sonoma recueille le sont avec votre consentement et peuvent inclure notamment, sans s’y limiter :
- Des Informations telles que votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
- Des Informations que Sonoma a reçues de votre part dans le cadre de votre demande de crédit, y compris les informations relatives à votre emploi, vos revenus, vos actifs, votre source de revenus (liste des fournisseurs et source de revenus), des informations concernant vos dettes et vos dépenses, des informations sur la location ou la propriété de votre domicile, le montant de vos obligations financières, votre date de naissance, les informations relatives à vos institutions financières, et d’autres informations nécessaires pour obtenir un rapport de crédit;
- Des Informations concernant vos permis ou licences;
- Des Informations bancaires, y compris votre numéro de compte et d’autres informations nécessaires pour des paiements préautorisés;
- Des Informations et des documents nous permettant de vérifier votre identité;
- Des Informations concernant les biens que vous proposez de louer ou d’acheter, ainsi que celles relatives à votre transaction de location ou de financement, y compris votre historique de paiements;
- Des Informations que Sonoma obtient à votre sujet auprès des agences d’évaluation de crédit;
- Votre adresse IP; et
- Des Informations que vous fournissez à Sonoma sans que Sonoma n’en ait fait la demande (comme par exemple les informations que vous incluez volontairement dans un courriel adressé à Sonoma).
Si vous êtes une personne physique, vous n’êtes pas obligé de fournir votre numéro d’assurance sociale (« NAS ») à Sonoma. Toutefois, si vous fournissez votre NAS à Sonoma, avec votre consentement, Sonoma peut l’utiliser comme identifiant unique afin de s’assurer que les informations de crédit recueillies vous concernent, et non une autre personne portant le même nom ou un nom similaire.
Utilisation des Informations
Sonoma utilise les Informations recueillies afin de fournir du crédit à ses clients et afin d’opérer son entreprise avec ses partenaires d’affaire, notamment pour approuver et gérer les transactions de prêt ou de location, effectuer des vérifications d’identité conformément aux exigences légales en lien avec la lutte contre le blanchiment d’argent, et vérifier la solvabilité de sa clientèle sur une base continue.
Plus précisément, Sonoma utilisera uniquement les Informations qu’elle a recueillies pour les fins auxquelles elles ont été recueillies. Sonoma recueille ainsi vos Informations pour les fins suivantes et conformément à la législation applicable :
- Fournir ses services à ses clients;
- Évaluer des demandes de crédit ainsi que la solvabilité et la capacité de crédit de ses clients, y compris sur une base continue;
- Conclure des transactions de location ou de financement avec ses clients;
- Gérer, administrer et percevoir les montants dus dans le cadre de ces transactions et faire respecter celles-ci;
- Répondre aux demandes d’information concernant toute demande de crédit et toute transaction de location ou de financement qui en résulte;
- Vérifier et confirmer votre identité;
- Établir un registre pour les Informations recueillies;
- Recevoir ou vérifier les instructions de ses clients;
- Établir et maintenir des relations commerciales avec ses clients, y compris répondre aux questions concernant ses services;
- Répondre aux questions envoyées par courrier, courriel ou via son site Internet;
- Sous réserve de la législation applicable, informer ses clients des autres services offerts par Sonoma ou offres qui pourraient les intéresser;
- Personnaliser l’apparence de notre site Internet;
- Obtenir vos commentaires concernant notre site Internet et nos services, y compris par le biais de sondages;
- Noter certaines informations comportementales sur notre site Internet, afin d’offrir un contenu similaire lors de futures visites;
- Maintenir ses opérations commerciales, telles que les processus internes, la prospection commerciale (marketing), la formation du personnel, le maintien des niveaux de service de qualité et la publicité;
- Répondre aux exigences légales ou réglementaires ; ou
- Vérifier, confirmer et valider toute exigence en lien avec une couverture d’assurance, le cas échéant, selon les termes des contrats conclus avec ses clients.
Quand Sonoma recueille et divulgue l’Information
général, Sonoma demandera votre consentement pour utiliser et divulguer les Informations au moment où elle les recueille auprès de vous. Sonoma n’utilisera ou ne divulguera les Informations en dehors des fins pour lesquelles elles ont été collectées, à moins qu’un consentement ne soit donné pour les utiliser ou les divulguer à d’autres fins. Sonoma conservera les Informations uniquement aussi longtemps que nécessaire, et seulement pour les fins identifiées.
Sonoma peut recevoir et communiquer des Informations avec des tiers, telles que des agences d’évaluation de crédit, des employeurs, des assureurs, des institutions financières, des fournisseurs de services et des fabricants. Vous autorisez la collecte d’Informations provenant de ces sources tierces et, le cas échéant, autorisez ces sources à fournir vos Informations à Sonoma pour les fins mentionnées ci-dessus.
En utilisant le site Internet de Sonoma, ses services et en fournissant des Informations, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité, et vous acceptez et consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à tout autre traitement de vos Informations, tel qu’énoncé dans la présente politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord avec les termes de la présente politique de confidentialité, nous vous prions de ne pas utiliser le site Internet ou les services de Sonoma, ni de fournir vos Informations à Sonoma dans le cadre d’une demande de crédit ou de toute autre manière.
Dans certaines circonstances exceptionnelles, Sonoma peut avoir l’obligation légale ou le droit de divulguer des Informations hors de votre connaissance et sans votre consentement. Sonoma peut ainsi divulguer des Informations sans votre consentement lorsque la loi l’exige ou l’autorise, notamment : dans le cadre d’une citation à comparaitre, d’un mandat de perquisition, d’autres ordonnances judiciaires et gouvernementales, de recouvrement de dettes ou demandes d’autres parties ayant un droit légitime sur les Informations, ainsi que la divulgation d’Informations aux conseillers juridiques ou financiers de Sonoma.
Sonoma peut également utiliser et divulguer vos Informations à des fournisseurs de services, à des agences de traitement de données et à d’autres tiers dans les circonstances suivantes :
- À des tiers qui assistent Sonoma dans ses opérations, à l’administration de son site Internet et à ses services, y compris, notamment, pour le service à la clientèle, les opérations commerciales, la surveillance et l’analyse des activités sur le site Internet, ainsi que pour l’exploitation et le maintien du site Web. Ces tiers ne peuvent utiliser vos Informations que pour les fins décrites à la présente politique de confidentialité;
- À des tiers qui assistent Sonoma dans le traitement de votre demande de crédit ou dans l’administration votre transaction de location ou de financement intervenue avec Sonoma, y compris, notamment, les agences d’évaluation de crédit, les institutions financières, les compagnies ou courtiers d’assurances, les fabricants, les distributeurs, les agences gouvernementales et les personnes auprès desquelles vous avez fait une demande de crédit;
- Lorsque cela est nécessaire pour nous protéger, pour protéger nos biens ou nos autres droits, ceux de nos représentants, de nos clients et des utilisateurs de notre site Internet, y compris pour détecter et prévenir les activités frauduleuses;
- Avec votre consentement ; ou
- Tel qu’autrement requis ou permis par la loi.
Vos Informations peuvent être transférées à un ou plusieurs tiers pour être utilisées aux mêmes fins décrites à la présente politique si un contrat de location ou de financement est transféré ou cédé à un tel tiers par Sonoma, ou à une autre entité aux fins de vérifications diligentes pour la conclusion d’une transaction commerciale, y compris, notamment, dans le cadre de transactions de titrisation ou de financement impliquant Sonoma.
Si Sonoma vend ou cède la totalité ou une partie de ses activités commerciales ou de ses actifs à une société affiliée ou à un tiers, vos Informations resteront soumises à la politique de confidentialité de Sonoma.
Sonoma peut traiter et transférer des Informations sur ses serveurs ou sur ceux de tiers situés en dehors de la province où elles ont été initialement recueillies, dans des juridictions dont les lois concernant la protection des données peuvent différer de celles du Canada, telles que, par exemple, les États-Unis d’Amérique. En conséquence, les Informations peuvent être soumises à des demandes d’accès provenant des gouvernements, des tribunaux ou des autorités dans ces juridictions externes, conformément aux lois en vigueur dans ces pays. Ainsi, les Informations peuvent être partagées en réponse à des demandes légitimes émanant des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans ces juridictions externes. Sous réserve des lois applicables dans ces autres juridictions, Sonoma déploiera des efforts raisonnables, y compris la réalisation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») lorsque nécessaire, pour s’assurer que les protections appropriées sont en place et que les tiers sont tenus de maintenir des mesures et pratiques de protection des Informations équivalentes à celles en vigueur au Canada.
Mesures de sécurité
Sonoma protège les Informations en mettant en place des mesures de sécurité proportionnelles à la nature et au degré de sensibilité de ces Informations et prend les mesures nécessaires pour préserver les Informations en sa possession ou sous son contrôle contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la duplication, l’utilisation ou la modification non autorisés.
Les mesures de sécurité mises en place par Sonoma pour protéger les Informations varient en fonction du degré de sensibilité, de la quantité, de la distribution, du format et des modes de stockage des Informations.
Sonoma protégera les informations personnelles en sa possession ou sous son contrôle à l’aide de mesures de sécurité, telles que, notamment :
- La formation régulière du personnel sur la confidentialité et le traitement des Informations utilisées dans les pratiques commerciales normales de Sonoma;
- Le maintien de mesures de sécurité physiques, telles que des serrures sécurisées sur les classeurs et des accès restreint aux lieux physiques où peuvent être situées les Informations;
- Le maintien de mesures de sécurité organisationnelle, telle que l’entrée contrôlée dans les bases de données et un accès limité aux informations pertinentes;
- Des mesures de sécurité électronique, telle que l’utilisation de mots de passe, d’authentification à plusieurs facteurs, de numéros d’identification personnels et de cryptage;
- Réalisation de EFVPs lorsque nécessaire, notamment lors du développement ou de la révision de tout système d’information ou système de prestation de services électroniques impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction des Informations.
En cas d’incident de confidentialité, malgré les efforts de Sonoma pour prévenir tout tel incident, Sonoma prendra immédiatement des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et empêcher de nouveaux incidents similaires, et vous notifiera de cet incident, le cas échéant, lorsque la loi l’exige.
Conservation, destruction et anonymisation des Informations
Sonoma fera preuve de diligence lorsqu’elle éliminera, archivera, détruira ou anonymisera des informations personnelles, afin de prévenir tout accès non autorisé à ces Informations.
De plus, Sonoma ne conservera vos Informations que tant qu’elles seront nécessaires pour répondre aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies et pour se conformer aux obligations légales de Sonoma. Sonoma a adopté des pratiques pour garantir que ses employés puissent périodiquement identifier les Informations devant être détruites, ainsi que la procédure à suivre pour ce faire.
Conformément aux meilleures pratiques généralement acceptées, aux lois et règlements applicables, Sonoma peut anonymiser certaines Informations permettant de vous identifier personnellement. Ces Informations anonymisées peuvent inclure, notamment, des informations que Sonoma recueille lors de votre utilisation de son site Internet, et peuvent être utilisées par Sonoma à toute fin sérieuse et légitime identifiée par Sonoma. Sous réserve de la législation applicable, ces Informations anonymisées peuvent également être communiquées à des tiers.
Accès aux informations personnelles
Vous avez le droit de vous renseigner sur les Informations que Sonoma détient et sur leur utilisation, ainsi que de savoir à quels tiers Sonoma a divulgué ces Informations. Vous pouvez adresser de telles demandes par téléphone ou par courriel au Responsable de la confidentialité de Sonoma, dont les coordonnées figurent dans la présente politique de confidentialité. Vous pouvez également demander que soient mises à jour ou que soient modifiées vos Informations lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes ou équivoques. Dans la mesure où une telle demande est bien fondée, les Informations mises à jour ou modifiées seront transmises aux tiers ayant accès à ces Informations.
Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser de fournir ou retirer votre consentement à certaines des fins identifiées dans la présente politique de confidentialité à tout moment en contactant le Responsable de la confidentialité de Sonoma aux coordonnées ci-dessous indiquées. Si vous refusez ou retirez votre consentement, vous reconnaissez que Sonoma pourrait ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services ou informations susceptibles de vous être utiles. Cependant, il se peut que vous ne soyez pas autorisé à retirer votre consentement relativement à certains éléments d’Information recueillies, relativement à certaines utilisations et divulgations nécessaires.
Vous pouvez demander à Sonoma de supprimer, détruire ou de retirer vos Informations si elles sont obsolètes ou ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou pour lesquelles vous avez donné votre consentement, sous réserve des périodes de conservation prévues par la législation applicable.
Communication électronique
Lorsque vous entrez dans une relation commerciale avec Sonoma, il est possible que vous ayez également consenti à recevoir des communications électroniques de la part de Sonoma. Si vous avez donné votre consentement pour recevoir de telles communications, Sonoma peut utiliser vos Informations pour communiquer avec vous concernant ses produits, services et promotions, vous fournir toute autre information que vous avez demandée, et/ou améliorer ses offres de produits et de services. Vous aurez toujours la possibilité de retirer votre consentement pour recevoir ces communications électroniques de la part de Sonoma.
Comment contacter Sonoma
Sonoma a désigné un Responsable de la confidentialité qui sera responsable de la conformité de l’entreprise avec les lois sur la protection des renseignements et de la vie privée applicables, de même que de la présente politique de confidentialité. Si vous avez des questions concernant vos Informations qui sont détenues par Sonoma ou si vous souhaitez soulever un enjeu concernant la conformité de Sonoma à la présente politique de confidentialité, vous pouvez contacter le Responsable de la confidentialité de Sonoma par écrit à l’adresse courriel suivante :
RESPONSABLE DE LA CONFIDENTIALITÉ : Michael Dubowec – Président
TÉLÉPHONE : 204-202-2833
COURRIEL : privacyofficer@sonoma.ca
Toutes les demandes et préoccupations transmises seront pleinement examinées et traitées par le Responsable de la confidentialité de Sonoma.
La présente politique de confidentialité est sujette aux lois sur la protection des renseignements et de la vie privée applicables, de même qu’au droit de Sonoma de la modifier à tout moment, à sa seule discrétion.
